اداره کل بهزیستی استان گلستان

این فرآیند به منظور پیگیری پیشنهادات ارائه شده در اداره کل بهزیستی استان گلستان طراحی شده است. هدف از پیاده سازی این فرآیند به صورت هوشمند و الکترونیک ارتقاء سطح کارایی و استفاده آسان از آن برای کاربران سیستم می باشد. با هوشمند شدن این سیستم کاربران به آسانی می توانند وظیفه مربوط به خود را انجام داده و روند پیشرفت کار را به راحتی مشاهده نمایند. در این سیستم سعی کرده ایم با جامع و یکپارچه کردن فرم های مورد استفاده و ایجاد ارتباطات مناسب بین فرم ها، دسترسی به اطلاعات را تا حد زیادی ارتقاء دهیم. در این سیستم یک فرم که فرم ارائه پیشنهاد می باشد به عنوان فرم اصلی در نظر گرفته شده و دسترسی به دیگر فرم های مرتبط با نظام پیشنهادات ازطریق این فرم میسر می باشد. همانطور که مشهود است دبیر کمیته کارشناسی نظام در این سیستم نقش بسزایی را ایفا می نماید که با کلیک بر روی قسمت های مورد نیاز در فرم اصلی (فرم ارائه پیشنهاد) می تواند به دیگر فرم های مورد نظر دسترسی یابد و از روند پیشرفت کار اطلاع پیدا کند. همین طور دیگر سمت های سازمانی که با این سیستم در ارتباط می باشند تنها به فرم ها و قسمت های مورد نیاز دسترسی دارند که بیانگر امنیت بالای سیتم می باشد.

امکانات و مزایای سیستم:
1. تفکیک فرم اولیه ارائه پیشنهاد و فرم اصلی ارائه پیشنهاد برای افراد پیشنهاد دهنده و افراد دخیل در گردش فرم که ظاهری متفاوت را در بر گرفته و فرد پیشنهاد دهنده تنها اطلاعات مورد نیاز را مشاهده می نماید.
2. امکان تجدید نظر پیشنهاد ارائه شده توسط فرد پیشنهاد دهنده تنها برای یک بار و در حالتی خاص طبق دستورالعمل سازمان
3. امکان ثبت و ضمیمه نمودن انواع فایل های مربوط به پیشنهاد ارائه شده (اسکن صورت جلسات، فایل صوتی و تصویری و ...)
4. کنترل ترتیب انجام اقدامات لازم توسط افراد دخیل در گردش
5. رعایت تقدم و تاخر در پر شدن فرم ها
6. امکان مشاهده پیگیری افراد در گردش مدرک
7. نمایش پیغام برای دبیر کمیته کارشناسی نظام جهت بررسی بعد از اظهار نظر کارشناسان و اعضای کمیته
8. ایجاد فرم گزارش عملکرد اجرا و ارجاع آن به معاونت تخصصی تنها با یک کلیک و امکان گزارش گیری ماهانه عملکرد اجرا
9. ایجاد فرم پرداخت پاداش تنها با یک کلیک
10. بایگانی اتوماتیک مدرک بعد از اتمام گردش آن
11. تعیین مجوزهای سطح دسترسی افراد و گروه های مختلف کاربری به قسمت های مختلف فرم های موجود
12. امکان تعریف اعضای کمیته تخصصی و تغییر آنها در بازه های زمانی متفاوت به آسانی با استفاده از یک فرم پایه

این سیستم مکانیزمی است در راستای اتوماتیک نمودن فرایند هایی که در نقلیه می گذرد.در این بخش معمولا مشکلات عدیده ای چون مفقود شدن اسناد و فاکتورها ،رعایت نکردن گردش کاری در فرایند ها و... وجود دارد.لذا اتوماتیک کردن این فرایند کمک شایانی در ایجاد نظم و ترتیب در سیستم نقلیه ادارات می کند.در این سیستم با در نظر گرفتن همه جوانب امر و جزئیات کامل به تشریح و بررسی معقول این فرایند پرداخته ایم.با امید به اینکه با برقراری سازو کار و روال منطقی با کاربرد آسان ، رضایت کارمندان و مدیران این بخش را جلب نماییم.

استفاده از یک سیستم نرم افزاری که به صورت کاملا کاربردی، تمامی مراحل مدیریت ماشین آلات شامل مواردی همچون سوخت گیری، بازدید، تعمیر، خروج، سرویس ، ریز قطعات ، بیمه ، بازدید ، کارگاه و تحویل را در بر گرفته و تمامی اطلاعات هر یک از مراحل را به صورتی جامع به عنوان شناسنامه خودرو جمع آوری نماید می تواند نقش ارزنده ای در تسهیل و کارایی سیستم ماشین آلات داشته باشد.

امکانات و مزایای سیستم:
1. امکان ایجاد شناسنامه منحصر به فرد به ازای هر خودرو در سازمان
2. امکان مدیریت و مشاهده تعداد دفعات درخواست هر یک از موارد تعمیر ، سرویس ، بازدید ، تحویل و ... ، در فرم واحد (شناسنامه خودرو)
3- امکان نگه داشتن روند تحویل و تحول خودرو در فرم شناسنامه
4- امکان ثبت بازدید های دوره ای در مکان واحد ( فرم شناسنامه)
5- امکان درخواست بازدید در هر زمان
6- امکان تولید فرم های تعمیر و یا سرویس به صورت اتوماتیک در نتیجه بازدید انجام شده
7- امکان نگهداری تعمیرات انجام شده برای هر ماشین در مکان واحد (فرم شناسنامه)
8- امکان محاسبه هزینه قطعات تعمیری به صورت اتوماتیک
9- جامعیت سیستم در سطح ستاد و شهرستان
10- امکان بروزرسانی قطعات و ابزار خودرو در زمان تحویل بر اساس آخرین تغییرات
11- انتقال اطلاعات اساسی خودرو به فرم های وابسته به صورت اتوماتیک
12- امکان داشتن آرشیوی از بیمه های انجام شده برای خودرو
13- امکان داشتن آرشیوی از خروج های خودرو به تفکیک ماه و سال و روز
14- امکان نگه داشتن آرشیوی از سوخت گیری های خودرو به تفکیک ماه و سال و روز
15- امکان بایگانی اتوماتیک تمامی فرم ها ی دارای گردش هوشمند

استفاده از یک سیستم نرم افزاری که به صورت کاملا کاربردی، تمامی مراحل صدور و تمدید پروانه های مراکز غیر دولتی (مهد کودک، ...)، از درخواست اولیه نوسط شهروند تا پیگیری مراحل موافقت با درخواست و بررسی مدارک مورد نیاز در سازمان به طور پیوسته و ارائه گزارشات مربوطه در مراحل و زمانهای مختلف توسط افراد دخیل در گردش درخواست مربوطه را مکانیزه نماید می تواند نقش ارزنده ای در تسهیل و کارایی صدور و تمدید پروانه های مراکز غیر دولتی برای شهروندان و همچنین افراد سازمان را در بر داشته باشد. در حال حاضر در صورتی که شهروندان خواهان صدور یا تمدید پروانه مرکز غیر دولتی خود از سازمان باشند باید برای درخواست خود و پیگیری آن به تعداد دفعات بسیاری به طور حضوری به سازمان مراجعه نمایند، و این موارد زمانی تشدید خواهد شد که مراجعه کننده فردی از مناطق روستایی و دور افتاده استان باشد. سیستم صدور و تمدید پروانه های مراکز غیر دولتی این فرایند را از مرحله آغازین (طرح درخواست) تا مرحله پایانی (دریافت نتیجه از درخواست ارائه شده) به صورت مکانیزه و الکترونیکی انجام خواهد داد و تعداد دفعات حضور شهروند در سازمان را با اعلام تاریخ و زمان مقرر به شهروند تا حد بسیار زیادی کاهش داده و به آن سامان می دهد. در ادامه به برخی از مزایا و امکانات این سیستم اشاره خواهد شد:
امکانات و مزایای سیستم:
1. امکان دسترسی به سیستم به صورت 24 ساعته و آنلاین برای شهروندان و افراد سازمانی
2. عدم محدودیت زمانی و مکانی برای طرح درخواست از سمت شهروند
3. امکان ثبت و ضمیمه نمودن انواع فایل های مربوط (اسکن صورت جلسات، فایل صوتی و تصویری و ...)
4. امکان طرح درخواست تمدید یا صدور پروانه مراکز غیر دولتی از پورتال جامع با لینک مجزا و بدون نیاز به شناسه کاربری
5. تولید فرم های درخواست صدور و تمدید هر یک از پروانه های مربوط به مرکز (درون سازمان) به صورت اتوماتیک از لایه شهروند
6. ارجاع هوشمند درخواست به ادراه مربوط به شهرستان شهروند
7. ادامه ی سیکل گردش درخواست صدور یا تمدید پروانه های مرکز در سازمان به صورت هوشمند
8. امکان پیگیری درخواست توسط شهروند با مراجعه به پورتال جهت پیگیری گردش های سازمانی درخواست از طریق فرم اطلاع رسانی
9. امکان ثبت شماره نامه طبق الگوریتم خاص سازمان برای درخواست های متفاوت در حالات مختلف
10. امکان اطلاع رسانی به شهروند (Email ,SMS)
11. اعلام تاریخ و زمان مقرر به شهروند جهت حضور در سازمان برای تهیه معرفی نامه ها و پیوست آنها به درخواست مربوطه
12. امکان بررسی گام به گام مدارک در هر مرحله توسط کارشناس مربوطه همان بخش و اعلام به شهروند برای ویرایش آنها در صورت وجود مشکل
13. بررسی بازدید از محل مربوطه در دو مرحله تایید بازدید کارشناس و تایید نهایی محل
14. هشدار به شهروند جهت پیوست مدارک مربوط به نوع درخواست انتخاب شده
15. تشخیص ادامه مسیر پس از اعلام نظرات کمیسیون ماده 26 به صورت کاملا هوشمند طبق الگوریتم مطابق با خواسته سازمان
16. امکان تشخیص ورود اطلاعات اشتباه و ... توسط کارشناس شهرستان مربوطه و اطلاع رسانی به شهروند و توقف فرآیند
17. امکان تعیین و ویرایش تاریخ جلسه کمیسیون ماده 26 توسط دبیر جلسه
18. امکان تعیین و ویرایش مهلت پاسخ کمیسیون ماده 26 توسط مدیر کل
19. موافقت نهایی با درخواست صدور یا تمدید پروانه های مرکز در دو مرحله تایید موقت و تایید نهایی به صورت هوشمند و اطلاع رسانی مناسب به شهروند برای حضور در سازمان جهت ارائه اصل مدارک
20. تشخیص نیاز به ارسال فرم به گزینش سازمان در صورتی که نوع مرکز شهری باشد.

1- در صورت درخواست تمدید پروانه: تصویر پروانه مورد نیاز است

این سیستم مکانیزمی است در راستای اتوماتیک نمودن فرایند هایی که در مورد وام ازدواج و جهیزیه می گذرد.شهروند برای دربافت وام نیاز به در خواست و بازدید و مراجعات پی در پی دارد.در این بخش معمولا مشکلات عدیده ای چون مفقود شدن اسناد و فرم ها ،رعایت نکردن گردش کاری در فرایند ها و... وجود دارد.لذا انجام اتوماتیک کردن این فرایند کمک شایانی در ایجاد نظم و ترتیب در سیستم تایید وام می کند.در این سیستم با در نظر گرفتن همه جوانب امر و جزئیات کامل به تشریح و بررسی معقول این فرایند پرداخته ایم.با امید به اینکه با برقراری سازو کار و روال منطقی با کاربرد آسان رضایت کارمندان و مدیران این بخش را جلب نماییم در این سیستم برای درخواست دهنده راحتی کار را فراهم می کند.

در حال حاضر روند فرایند جهیزیه با دشواری های فراوانی برای شهروندان همراه است . از این موارد می توان به مراجعه به دفعات برای پیگیری وضعیت پرونده ، پیگیری دستورات داده شده و... اشاره کرد. در این فرایند معمولا امکان تعامل با اداره و ستاد از شهرستانها نبود و با توجه به اهمیت زمان در گرفتن کمک هزینه جهیزیه و همچنین نبود بودجه کافی موفقیتی حاصل نمی شد. سیستم جهیزیه این فرایند را از مرحله آغازین تا مرحله پایانی به صورت مکانیزه و الکترونیکی انجام خواهد داد. در ادامه به برخی از مزایا و امکانات این سیستم اشاره خواهد شد:
مزایا :
1- تولید فرم درخواست جهیزیه (درون سازمان) به صورت اتوماتیک از لایه شهروند
2- امکان برقرای ارتباط از طریق فرم اطلاع رسانی با شهروند
3- ارائه درخواست از منزل و از طریق اینترنت (توسط شهروند) با یک کلیک
4- پیگیری وضعیت درخواست از منزل
5- دریافت تاریخ و زمان ملاقات از طریق کارتابل شهروند ، پست الکترونیکی و پیامک
6- تولید فرم درخواست جهیزیه به صورت اتوماتیک
7- امکان ارجاع فرم جهیزیه به افراد مختلف در سازمان ، مطابق با دستورات پاراف شده در فرم بدون محدودیت
8- امکان ارجاع رونوشت از فرم جهیزیه بدون محدودیت در تعداد افراد ، در هر مرحله از ارجاع
9- امکان پیگیری وضعیت پرونده ، پیرو ارجاعات انجام شده
10-ایجاد کمیته های متفاوت بر اساس شهرستان های متفاوت
11- امکان تشکیل کمیته های سطح اول دوم و سوم
12-امکان بررسی گزارش داده شده مددکار توسط رئیس شهرستان
13-امکان بایگانی فرم های خدمت پس از اتمام آن
14-امکان نظر خواهی از شهرند در مورد مبلغ کمک جهیزیه در خلال خدمت
15- تعیین روال های متفاوت با توجه به پاسخ شهروند
16-امکان تصمیم گیری هوشمند سیستم در ارجاعات با توجه به مبلغ درخواستی

1- تصویر شناسنامه زوجین

2- تصویر 5 صفحه اول سند

3- تصویر حساب بانکی

4- مدارک دوره های آموزشی

این سیستم در جهت کمک به ارتقا سطح آگاهی و بهبو د وضعیت بهداشتی درمانی شهروندان می باشد.در این فرایند سعی می شود با ترغیب و تشویق معتادان به ترک و ایجاد بستر رفاهی از لحاظ هزینه ای کمک شابانی به کاهش تعداد معتادان شود.از سوی دیگر با ایجاد فضای مناسب در جهت تشویق شهروند یه گرفتن مشاوره در مشکلات هم فرهنگ این امر خطیر را ترویج داده و هم به پیشگیری از بروز فجایع اجتماعی کمک می نماید .لذا این خدمت ها برگ زرینی در کارنامه خدمت گذاری به شهروند از سوی سازمان بهزیستی است.با اتوماسیون نمودن این روال از تعدد مراجعات یه سازمان توسط متقاضی کاسته می شود .سهولت اطلاع رسانی و صرفه جویی در زمان از دیگر مزایای آن است.

در حال حاضر روند فرایند یاری برگ با دشواری های فراوانی برای شهروندان همراه است . از این موارد می توان به مراجعه به دفعات برای پیگیری وضعیت پرونده ، پیگیری دستورات داده شده و... اشاره کرد.مجموعه ای که از این خدمت بهره می برند معمولا افرادی هستند که نیازمند درمان می باشند . این موارد زمانی تشدید خواهد شد که مراجعه کننده فردی از مناطق روستایی و دور افتاده استان باشد. سیستم یاری برگ این فرایند را از مرحله آغازین تا مرحله پایانی به صورت مکانیزه و الکترونیکی انجام خواهد داد. در ادامه به برخی از مزایا و امکانات این سیستم اشاره خواهد شد:
مزایا :
1- تولید فرم درخواست یاری برگ (درون سازمان) به صورت اتوماتیک از لایه شهروند
2- امکان برقرای ارتباط از طریق فرم اطلاع رسانی با شهروند
3- ارائه درخواست یاری برگ از منزل و از طریق اینترنت (توسط شهروند) با یک کلیک
4- پیگیری وضعیت درخواست از منزل
5- دریافت تاریخ و زمان ملاقات از طریق کارتابل شهروند ، پست الکترونیکی و پیامک
6- تولید فرم درخواست یاری برگ به صورت اتوماتیک
7- امکان ارجاع فرم درخواست یاری برگ به افراد مختلف در سازمان ، مطابق با دستورات پاراف شده در فرم بدون محدودیت
8- امکان ارجاع رونوشت از فرم درخواست یاری برگ بدون محدودیت در تعداد افراد ، در هر مرحله از ارجاع
9- امکان پیگیری وضعیت پرونده ، پیرو ارجاعات انجام شده
10-امکان اطلاع رسانی به مرکز جهت دریافت پول
11-امکان تهیه گزارش درمان و ثبت آن در پرونده حین درمان
13-امکان انتخاب یاری برگ های متفاوت از سوی شهروند
14-امکان انتخاب چند یاری برگ همزمان
15-امکان ارائه معرفی نامه بیمار به مرکز مورد نظر